Allgemeine Informationen zum Datenschutz

helivontarix nimmt den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, wie wir mit Ihren personenbezogenen Daten umgehen, wenn Sie unsere Website helivontarix.com besuchen oder unsere Dienstleistungen im Bereich Budgetrisikomanagement nutzen. Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich im Einklang mit den geltenden Datenschutzbestimmungen, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

Als verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung sind wir verpflichtet, Sie transparent über unsere Datenverarbeitungspraktiken zu informieren. Diese Erklärung beschreibt, welche Daten wir sammeln, warum wir sie sammeln, wie wir sie verwenden und welche Rechte Sie in Bezug auf Ihre Daten haben. Wir aktualisieren diese Datenschutzerklärung regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen rechtlichen Anforderungen und unseren Geschäftspraktiken entspricht.

Verantwortliche Stelle

helivontarix ist als verantwortliche Stelle im Sinne der DSGVO für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich. Sollten Sie Fragen zum Datenschutz haben oder Ihre Rechte als betroffene Person ausüben möchten, können Sie sich jederzeit über die oben genannten Kontaktdaten an uns wenden. Wir haben zudem einen Datenschutzbeauftragten bestellt, der Ihnen bei allen datenschutzrechtlichen Fragen zur Verfügung steht.

Datenerhebung und -verarbeitung

Bei der Nutzung unserer Website und Dienstleistungen erheben wir verschiedene Arten von personenbezogenen Daten. Die Art und der Umfang der Datenerhebung hängt davon ab, wie Sie unsere Services nutzen. Wir unterscheiden dabei zwischen Daten, die automatisch bei der Nutzung unserer Website erfasst werden, und Daten, die Sie uns aktiv zur Verfügung stellen.

Automatisch erfasste Daten:

• IP-Adresse und Browserinformationen
• Datum und Uhrzeit des Webseitenbesuchs
• Aufgerufene Seiten und Verweildauer
• Referrer-URL (von welcher Seite Sie zu uns gekommen sind)
• Betriebssystem und Geräteinformationen
• Spracheinstellungen und Zeitzone

Aktiv bereitgestellte Daten:

• Kontaktdaten wie Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer
• Unternehmensinformationen bei geschäftlicher Nutzung
• Finanzielle Daten für Budgetanalysen und Risikobewertungen
• Kommunikationsinhalte aus E-Mails und Formularen
• Präferenzen und Einstellungen für unsere Services

Zwecke der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten für verschiedene Zwecke, die alle auf einer rechtlichen Grundlage basieren. Die Verarbeitung erfolgt hauptsächlich zur Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen, aufgrund Ihrer Einwilligung oder zur Wahrung unserer berechtigten Interessen. Im Jahr 2025 haben wir unsere Verarbeitungspraktiken weiter verfeinert, um noch transparenter und nutzerfreundlicher zu sein.

Hauptverarbeitungszwecke:

• Bereitstellung und Verbesserung unserer Budgetrisikomanagement-Services
• Kommunikation und Kundenbetreuung
• Vertragsabwicklung und Rechnungsstellung
• Sicherstellung der Website-Funktionalität und -Sicherheit
• Analyse und Optimierung unserer Dienstleistungen
• Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen
• Schutz vor Betrug und Missbrauch

Bei der Verarbeitung Ihrer Finanzdaten für Budgetanalysen und Risikobewertungen wenden wir besondere Sorgfalt an. Diese Daten werden ausschließlich für die vereinbarten Dienstleistungen verwendet und unterliegen strengsten Sicherheitsmaßnahmen. Wir führen regelmäßige Überprüfungen durch, um sicherzustellen, dass alle Verarbeitungsaktivitäten verhältnismäßig und für die jeweiligen Zwecke erforderlich sind.

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Jede Verarbeitung personenbezogener Daten basiert auf einer rechtlichen Grundlage gemäß Art. 6 DSGVO. Je nach Verarbeitungszweck und Art der Daten kommen verschiedene Rechtsgrundlagen zur Anwendung. Wir stellen sicher, dass für jede Verarbeitung eine angemessene und rechtlich zulässige Grundlage vorliegt.

Bei der Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen führen wir stets eine Interessenabwägung durch, um sicherzustellen, dass Ihre Rechte und Interessen nicht unverhältnismäßig beeinträchtigt werden. Sie haben das Recht, der Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen zu widersprechen, wenn besondere Umstände in Ihrer persönlichen Situation vorliegen.

Datensicherheit und Schutzmaßnahmen

Der Schutz Ihrer Daten hat für uns höchste Priorität. Wir haben umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen implementiert, um Ihre personenbezogenen Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Zerstörung oder Manipulation zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden kontinuierlich überprüft und an neue Bedrohungen angepasst.

Unsere Schutzmaßnahmen umfassen:

• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung aller sensiblen Datenübertragungen
• Regelmäßige Sicherheitsaudits und Penetrationstests
• Strenge Zugriffskontrollen und Berechtigungssysteme
• Regelmäßige Backups und Notfallwiederherstellungspläne
• Schulungen für Mitarbeiter zu Datenschutz und IT-Sicherheit
• Monitoring und Intrusion-Detection-Systeme
• Physische Sicherheitsmaßnahmen in unseren Büroräumen

Trotz aller Schutzmaßnahmen können wir keine absolute Sicherheit garantieren. Wir empfehlen Ihnen daher, auch selbst Vorsichtsmaßnahmen zu treffen, wie die Verwendung sicherer Passwörter und die regelmäßige Aktualisierung Ihrer Software. Bei Sicherheitsvorfällen informieren wir Sie und die zuständigen Behörden unverzüglich gemäß den gesetzlichen Vorgaben.

Ihre Rechte als betroffene Person

Als betroffene Person haben Sie verschiedene Rechte in Bezug auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Diese Rechte können Sie jederzeit gegenüber uns geltend machen. Wir werden Ihre Anfragen schnellstmöglich, spätestens jedoch innerhalb eines Monats, bearbeiten und beantworten.

Ihre Rechte im Überblick:

• Auskunftsrecht: Sie können Auskunft über alle von uns verarbeiteten Daten verlangen
• Berichtigungsrecht: Unrichtige Daten können Sie korrigieren lassen
• Löschungsrecht: Unter bestimmten Umständen können Sie die Löschung Ihrer Daten fordern
• Einschränkung der Verarbeitung: Sie können die Verarbeitung einschränken lassen
• Datenübertragbarkeit: Sie können Ihre Daten in einem strukturierten Format erhalten
• Widerspruchsrecht: Bei berechtigten Interessen können Sie der Verarbeitung widersprechen
• Widerruf der Einwilligung: Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit widerrufen

Bitte beachten Sie, dass wir zur Identitätsprüfung geeignete Nachweise anfordern können, bevor wir Ihren Anfragen nachkommen. Dies dient dem Schutz Ihrer Daten vor unbefugtem Zugriff. Darüber hinaus haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über unsere Datenverarbeitung zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass wir Ihre Rechte verletzen.

Datenweitergabe und Drittanbieter

Grundsätzlich geben wir Ihre personenbezogenen Daten nicht ohne Ihre Einwilligung an Dritte weiter. Es gibt jedoch bestimmte Situationen, in denen eine Weitergabe erforderlich oder zulässig ist. In allen Fällen stellen wir sicher, dass angemessene Schutzmaßnahmen getroffen werden und nur die für den jeweiligen Zweck erforderlichen Daten weitergegeben werden.

Datenweitergabe erfolgt in folgenden Fällen:

• An Dienstleister, die uns bei der Erbringung unserer Services unterstützen
• Zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen oder behördlicher Anordnungen
• Zum Schutz unserer Rechte und zur Verhinderung von Missbrauch
• Bei Unternehmensübernahmen oder -fusionen (nach vorheriger Information)
• Mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung für spezielle Services

Alle unsere Dienstleister werden sorgfältig ausgewählt und sind vertraglich verpflichtet, Ihre Daten nur für die vereinbarten Zwecke zu verwenden und angemessene Sicherheitsmaßnahmen zu gewährleisten. Bei Datenübertragungen in Drittländer außerhalb der EU stellen wir durch geeignete Garantien (wie Standardvertragsklauseln oder Angemessenheitsbeschlüsse) sicher, dass Ihre Daten auch dort ausreichend geschützt sind.

Speicherdauer und Datenlöschung

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Nach Ablauf dieser Fristen werden die Daten routinemäßig gelöscht oder anonymisiert. Dabei berücksichtigen wir verschiedene Faktoren wie die Art der Daten, den Verarbeitungszweck und rechtliche Anforderungen.

Typische Speicherdauern:

• Vertragsdaten: Bis zur vollständigen Vertragsabwicklung plus 3 Jahre
• Rechnungsunterlagen: 10 Jahre gemäß steuerrechtlichen Vorgaben
• Kommunikationsdaten: 2 Jahre nach letztem Kontakt
• Website-Logdaten: 7 Tage für technische Zwecke
• Marketing-Einwilligungen: Bis zum Widerruf plus 1 Jahr Nachweis
• Bewerbungsunterlagen: 6 Monate nach Abschluss des Verfahrens

Unser Löschkonzept sieht regelmäßige Überprüfungen vor, bei denen wir systematisch prüfen, welche Daten gelöscht werden können. Dabei verwenden wir automatisierte Prozesse, um sicherzustellen, dass keine Daten länger als notwendig gespeichert werden. Bei der Löschung setzen wir sichere Verfahren ein, die eine Wiederherstellung der gelöschten Daten ausschließen.

Cookies und Website-Technologien

Unsere Website verwendet Cookies und ähnliche Technologien, um die Funktionalität zu gewährleisten und Ihr Nutzererlebnis zu verbessern. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Gerät gespeichert werden und Informationen über Ihre Nutzung der Website enthalten. Wir setzen verschiedene Arten von Cookies ein und informieren Sie transparent über deren Verwendung.

Cookie-Kategorien:

• Notwendige Cookies: Essentiell für die Website-Funktionalität
• Funktions-Cookies: Für erweiterte Features und Personalisierung
• Analyse-Cookies: Zur statistischen Auswertung der Website-Nutzung
• Marketing-Cookies: Für zielgerichtete Werbung (nur mit Einwilligung)

Sie haben die Möglichkeit, Cookie-Einstellungen in Ihrem Browser anzupassen oder Cookies ganz zu deaktivieren. Bitte beachten Sie, dass die Deaktivierung bestimmter Cookies die Funktionalität unserer Website einschränken kann. Weitere Informationen zu Cookies und deren Verwaltung finden Sie in den Hilfeseiten Ihres Browsers oder in unserem Cookie-Banner, das beim ersten Besuch unserer Website angezeigt wird.

Änderungen der Datenschutzerklärung

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung zu ändern, um sie an neue rechtliche Anforderungen anzupassen oder Änderungen unserer Dienstleistungen zu berücksichtigen. Wesentliche Änderungen werden wir Ihnen rechtzeitig mitteilen, entweder durch eine Benachrichtigung auf unserer Website oder per E-Mail, falls Sie uns Ihre Kontaktdaten zur Verfügung gestellt haben.

Wir empfehlen Ihnen, diese Datenschutzerklärung regelmäßig zu überprüfen, um über den aktuellen Stand unserer Datenschutzpraktiken informiert zu bleiben. Die jeweils aktuelle Version finden Sie immer unter der URL helivontarix.com/privacy-policy. Bei wesentlichen Änderungen, die Ihre Rechte betreffen, werden wir gegebenenfalls Ihre erneute Einwilligung einholen.